Schema: geöffneter Versandkarton mit Röhrchen und Produktschachtel, daneben ein großes Produktetikett mit Sanduhr-Symbol und Data-Matrix-Code sowie ein Prüfhaken

Wareneingang in der Praxis: Charge, Verfall, UDI, Dokumentation

Praxisorganisation · Wareneingang

Wenn eine Lieferung ankommt, prüfen Sie vier Dinge: die Verpackung, Artikel und Menge, das Verfallsdatum und die Charge. Notieren Sie für jede Position mindestens Charge und Verfallsdatum. Über diese Angaben finden Sie betroffene Ware, wenn ein Hersteller eine Sicherheitsanweisung verschickt. Für aktive Geräte wie eine Zentrifuge kommt in Deutschland der Eintrag ins Bestandsverzeichnis hinzu.

Lesezeit ca. 8 Minuten · Stand: Oktober 2026

In fünf Schritten vom Paket ins Regal

Legen Sie fest, wer Lieferungen annimmt, und schreiben Sie den Ablauf einmal auf. Dann läuft jede Annahme gleich, egal wer gerade an der Anmeldung steht.

  1. Den Karton ansehen

    Ist er eingedrückt, nass oder aufgerissen? Fotografieren Sie Schäden, bevor Sie öffnen, und melden Sie sie dem Lieferanten zeitnah, bei prplab über die Kontaktseite.

  2. Lieferung und Bestellung abgleichen

    Artikelnummer, Packungsgröße, Menge. Nicht jede Abweichung ist ein Fehler: Auf älteren Packungen von Vi PRP-PRO kann noch die bisherige PZN 18354916 stehen, aktuell ist 19272445. Beide gehören zum selben Produkt, zum Abgleich mit Bestellung und Lieferschein dient die Artikelnummer 100101.

  3. Sterilverpackungen prüfen

    Achten Sie auf Risse, offene Siegelnähte und Feuchtigkeit. Die Gebrauchsanweisung des VACUETTE® EVOPROTECT etwa verlangt, jede Einzelverpackung vor dem Gebrauch auf Unversehrtheit zu prüfen. Beschädigte oder versehentlich geöffnete Packungen sind nicht zu verwenden.[2] Die Kontrolle vor der Anwendung bleibt also, der Wareneingang ist der erste Filter.

  4. Das Etikett lesen

    Verfallsdatum, Charge und Lagerhinweise, bei Geräten die Seriennummer. Liegt das Verfallsdatum früher als erwartet, prüfen Sie gleich, ob Sie die Menge bis dahin verbrauchen. Wie Sie das rechnen, steht im Beitrag Röhrchenbedarf kalkulieren.

  5. Erfassen, dann einräumen

    Tragen Sie Datum, Artikel, Menge, Charge und Verfallsdatum in Ihre Wareneingangsliste ein, auf Papier oder in der Warenwirtschaft, und legen Sie den Lieferschein dazu. Erst dann kommt die Ware an ihren Platz: so, wie das Etikett es vorgibt, und so, dass Ware mit früherem Verfallsdatum zuerst verbraucht wird.

Was auf dem Etikett steht

Was auf die Kennzeichnung eines Medizinprodukts gehört, legt die EU-Medizinprodukteverordnung (MDR) fest. Für den Wareneingang zählen vor allem: Los- oder Seriennummer, der UDI-Träger, die Frist für die sichere Verwendung oder, wenn sie fehlt, das Herstellungsdatum, besondere Lager- und Handhabungsbedingungen, der sterile Zustand mit dem Sterilisationsverfahren und der Hinweis auf Einmalgebrauch.[1]

Statt Wörtern stehen dort oft Symbole. Die Norm ISO 15223-1 legt Symbole fest, die Hersteller auf dem Produkt, auf der Verpackung oder in den Begleitinformationen verwenden können.[3]

REF123456LOT24B1172028-05-31STERILE RMD2UDI(01)(17)280531(10)24B117BestellnummerabgleichenChargenotierenVerfallsdatumnotierenSterilisationVerpackung prüfenEinmalgebrauchnicht aufbereitenUDI-Trägerscannen oder lesen
Ein Etikett, dieselben Daten zweimalCharge und Verfallsdatum stehen neben ihren Symbolen und hier noch einmal in der Klarschrift neben dem UDI-Code: (10) für die Charge, (17) für das Datum im Format JJMMTT. Schematische Darstellung; Aufbau und Symbole unterscheiden sich je nach Hersteller.
Symbol Bedeutung Im Wareneingang
LOT Chargenbezeichnung des Herstellers notieren
REF Bestellnummer des Herstellers mit der bestellten Ware abgleichen
SN Seriennummer eines einzelnen Produkts bei Geräten ins Bestandsverzeichnis
Sanduhr Verfallsdatum, danach nicht mehr verwenden notieren, Reichweite prüfen
Thermometer, Sonne Temperaturgrenze, vor Sonnenlicht schützen Lagerplatz danach wählen
Beschädigte Verpackung nicht verwenden, wenn die Verpackung beschädigt oder geöffnet ist aussortieren und melden
UDI Träger der einmaligen Produktkennung scannen oder Klarschrift lesen

Bedeutungen nach ISO 15223-1, Abschnitte 5.1.4 bis 5.1.7, 5.2.8, 5.3.2, 5.3.7 und 5.7.10.[4] Welche Symbole ein Etikett trägt, hängt vom Produkt ab.

Ein Beispiel für Lagerhinweise: Das VACUETTE® EVOPROTECT ist laut Gebrauchsanweisung bei 4 bis 25 °C zu lagern, ohne direktes Sonnenlicht.[2] Für Röhrchen, Kanülen und Spritzen gilt jeweils, was auf deren Packung steht.

UDI: die Nummer hinter dem Code

Die UDI hat zwei Teile.[1] Die UDI-DI ist dem Hersteller und dem Produkt eigen. Die UDI-PI kennzeichnet die Produktionseinheit: Seriennummer, Losnummer, Software-Identifikation, Herstellungs- oder Verfallsdatum. Der UDI-Träger steht auf der Kennzeichnung und auf allen höheren Verpackungsebenen, Versandkartons zählen nicht dazu. Er besteht aus einem maschinenlesbaren Code und gegebenenfalls aus Klarschrift. Reicht der Platz nicht für beides, darf der Hersteller nur den Code aufbringen.[1]

Klarschrift lesen. Bei Codes nach dem GS1-Standard steht vor jedem Feld ein Datenbezeichner in Klammern: (01) für die Produktnummer GTIN, (10) für die Charge, (11) für das Herstellungsdatum, (17) für das Verfallsdatum, (21) für die Seriennummer. Im Code ist ein Datum immer als JJMMTT hinterlegt.[5] „(17)280531“ bedeutet also: verwendbar bis 31. Mai 2028.

Die Basis-UDI-DI ist etwas anderes. Sie ist die primäre Kennung eines Produktmodells, das wichtigste Ordnungsmerkmal in der UDI-Datenbank, und sie steht in Bescheinigungen und in der EU-Konformitätserklärung.[1] Bei der Hettich EBA 200 MD lautet sie 040506740100249W. Auf dem Typenschild stehen dagegen GTIN, Seriennummer, Herstellungsdatum und ein Data-Matrix-Code.[6]

Nicht jedes Etikett trägt eine UDI. Produkte, die noch nach der alten Medizinprodukte-Richtlinie zertifiziert sind und in der Übergangszeit in Verkehr kommen, unterliegen nicht den UDI-Anforderungen der MDR.[7] Vi PRP-PRO ist laut Produktunterlagen ein solches Produkt, CE-gekennzeichnet nach Richtlinie 93/42/EWG. Ein UDI-Code ist dafür nach der MDR nicht vorgeschrieben. Steht keiner auf der Packung, notieren Sie Charge und Verfallsdatum von Hand.

Wer die UDI speichern muss. Die MDR verpflichtet Gesundheitseinrichtungen dazu nur bei implantierbaren Produkten der Klasse III. Für alle anderen Produkte, also auch Röhrchen, Kanülen und Spritzen, wirken die Mitgliedstaaten darauf hin und können es vorschreiben, ebenso für Angehörige der Gesundheitsberufe.[1] Ob Ihr Land das tut, regelt das nationale Recht.

Warum sich die Liste trotzdem lohnt. Startet ein Hersteller eine Sicherheitskorrekturmaßnahme, informiert er die Anwender mit einer Sicherheitsanweisung im Feld. Sie muss die betroffenen Produkte korrekt identifizieren, insbesondere über die UDI.[1] Mit Charge und Verfallsdatum in Ihrer Liste sehen Sie sofort, ob betroffene Ware bei Ihnen eingegangen ist und wo sie liegt.

Geräte: die Zentrifuge annehmen und erfassen

Bei aktiven Geräten kommen Typenschild und Betreiberpflichten hinzu. Am Beispiel der Hettich EBA 200 MD:

Auspacken nach Anleitung. Hettich beschreibt, den Karton oben zu öffnen und das Gerät nach oben herauszuheben, nicht am Bedienfeld.[6] Gleichen Sie den Lieferumfang ab: Gerät mit Winkelrotor E4413, Netzkabel, Gebrauchsanweisung, Sicherungseinsätze und Sechskant-Stiftschlüssel.

Kalt geliefert? Nach dem Wechsel von kalt nach warm kann sich an der Elektronik Kondenswasser bilden. Die Gebrauchsanweisung verlangt deshalb, das Gerät mindestens 3 Stunden im warmen Raum aufzuwärmen, bevor es ans Netz geht.[6]

Transportsicherung und Karton aufbewahren. Vor dem Aufstellen entfernen Sie zwei Schrauben und zwei Abstandshülsen. Hettich verlangt, sie sicher aufzubewahren: Für eine Rücksendung muss die Originaltransportsicherung befestigt sein, und gelagert wie verschickt wird das Gerät in der Originalverpackung.[6] Wie Sie danach aufstellen und beladen, lesen Sie im Beitrag Zentrifuge im Praxisalltag.

Ins Bestandsverzeichnis. In Deutschland führt der Betreiber nach der Medizinprodukte-Betreiberverordnung für alle aktiven nichtimplantierbaren Produkte der Betriebsstätte ein Bestandsverzeichnis. Jeder Datenträger ist zulässig, sofern die Angaben in angemessener Frist lesbar sind.[8] Für die EBA 200 MD sieht ein Eintrag so aus:

Angabe nach § 14 MPBetreibV Beispiel EBA 200 MD
Bezeichnung, Art und Typ Zentrifuge Hettich EBA 200 MD, Typ 1810
Loscode oder Seriennummer Seriennummer vom Typenschild
Anschaffungsjahr Jahr der Lieferung
Hersteller mit Anschrift Andreas Hettich GmbH, Tuttlingen, Anschrift vom Typenschild
Betriebliche Identifikationsnummer soweit vorhanden, etwa Ihre Inventarnummer
Standort und betriebliche Zuordnung Raum und Bereich, zum Beispiel Raum 2, Aufbereitung

Vereinfachte Darstellung nach § 14 MPBetreibV, die in Deutschland gilt. In anderen Ländern gelten die Betreiberregeln des jeweiligen Landes.

Ein Medizinproduktebuch verlangt die deutsche MPBetreibV nur für die Produkte ihrer Anlagen 1 und 2, etwa Defibrillatoren oder Beatmungsgeräte. Zentrifugen sind dort nicht aufgeführt. Zu dokumentieren ist aber die Einweisung in aktive nichtimplantierbare Produkte, und die Gebrauchsanweisung muss den Anwendern jederzeit zugänglich sein.[8] Was Sie in Zweckbestimmung und Konformitätserklärung prüfen, steht im Beitrag Zentrifuge für PRP: Voraussetzungen. Fehlen Ihnen Unterlagen zu einem Produkt, fragen Sie über die Kontaktseite nach.

Welcher Aufwand für welche Praxis?

Die fünf Schritte sind überall gleich. Wie viel Sie darüber hinaus festhalten, hängt von Ihrer Ausstattung ab.

Liste je Lieferung

Sie bestellen nur Verbrauchsmaterial.

Für den Abgleich mit einer Sicherheitsanweisung brauchen Sie bei Röhrchen, Kanülen und Spritzen vor allem eine Liste mit Datum, Artikel, Menge, LOT und Verfallsdatum, abgelegt beim Lieferschein. Das Bestandsverzeichnis betrifft in Deutschland nur aktive Produkte.

Bestandsverzeichnis

Sie nehmen eine Zentrifuge in Betrieb.

Typenschild abschreiben, Eintrag anlegen, Einweisung dokumentieren, Gebrauchsanweisung griffbereit. Karton und Transportsicherung kommen ins Lager. Im PRP Starter Set kommt die EBA 200 MD mit 20 Vi PRP-PRO Röhrchen und Verbrauchsmaterial. Dann erfassen Sie alles in einem Wareneingang.

Standort mitführen

Sie arbeiten in mehreren Räumen oder an zwei Standorten.

Notieren Sie, in welches Lager eine Charge geht. In Deutschland wird das Bestandsverzeichnis je Betriebsstätte geführt und nennt den Standort jedes Geräts.[8] Ein fester Platz je Röhrchentyp beugt Verwechslungen vor.

Scanner

Sie nutzen eine Warenwirtschaft mit Scanner.

Ein Scan des Data-Matrix-Codes übernimmt Produktnummer, Charge und Verfallsdatum, sofern sie im Code stehen. Prüfen Sie anfangs stichprobenweise, ob die Software die Felder richtig zuordnet. Produkte ohne Code erfassen Sie von Hand.

Häufige Fragen

Muss ich die Charge jeder Lieferung dokumentieren?

Die MDR schreibt Gesundheitseinrichtungen das Speichern der UDI nur bei implantierbaren Produkten der Klasse III vor; weitere Pflichten können sich aus nationalem Recht ergeben.[1] Praktisch spricht viel dafür: Sicherheitsanweisungen im Feld identifizieren betroffene Produkte über die UDI, zu der auch die Charge gehören kann.

Was mache ich mit einer beschädigten Sterilverpackung?

Nicht verwenden. Auf der Sterilverpackung muss ein Hinweis stehen, in der Gebrauchsanweisung nachzulesen, was bei Beschädigung oder versehentlichem Öffnen zu tun ist.[1] Legen Sie das Produkt getrennt ab, kennzeichnen Sie es und melden Sie den Schaden mit Foto, Artikel und LOT dem Lieferanten.

Auf dem Etikett steht nur ein Code ohne Klarschrift. Ist das zulässig?

Ja, wenn der Platz für beides nicht reicht.[1] Los- oder Seriennummer und, soweit vorhanden, das Verfallsdatum sind trotzdem eigene Angaben der Kennzeichnung.[1]

Darf ich ein Produkt kurz nach dem Verfallsdatum noch verwenden?

Nein. Das Verfallsdatum bezeichnet das Datum, nach dem das Medizinprodukt nicht mehr verwendet werden darf.[4] Bei Vakuumröhrchen hängt zudem die Füllmenge am Vakuum, mehr dazu im Beitrag Füllmenge, Vakuum, Verfall.

Gilt das auch außerhalb Deutschlands?

Kennzeichnung und UDI folgen der MDR und gelten in der ganzen EU.[1] Bestandsverzeichnis, Medizinproduktebuch und Einweisungsnachweis sind deutsches Recht nach der MPBetreibV.[8] In anderen Ländern regeln nationale Vorschriften die Pflichten der Betreiber.

Zu den Produkten

Quellen

  1. Verordnung (EU) 2017/745 über Medizinprodukte (MDR), Art. 27 Abs. 1, 4 und 9, Art. 89 Abs. 8, Anhang I Abschnitte 23.2 und 23.3, Anhang VI Teil C. ABl. L 117 vom 5.5.2017. eur-lex.europa.eu/eli/reg/2017/745/oj
  2. Greiner Bio-One: VACUETTE® EVOPROTECT SAFETY Blood Collection/Infusion Set, Instructions for use 980274, Rev. 01, 11/2022. gbo.com (PDF)
  3. ISO 15223-1:2021. Medical devices: Symbols to be used with information to be supplied by the manufacturer, Part 1: General requirements. 4. Ausgabe, Juli 2021. iso.org
  4. Cook Medical: Glossar mit Standardsymbolen (Deutsch), Symbole nach ISO 15223-1, Abschnitte 5.1.4 bis 5.1.7, 5.2.8, 5.3.2, 5.3.7 und 5.7.10. cookmedical.com (PDF)
  5. GS1 UK: How do I capture a GTIN and production information (PI) in a barcode? Knowledge Hub, abgerufen im Oktober 2026. gs1uk.org
  6. Andreas Hettich GmbH: Gebrauchsanweisung EBA 200, AB1810, Rev. 03, 03/2026, Abschnitte 3.1, 3.3, 3.8, 3.9, 4.1, 5.1 und 5.2. hettichlab.com (PDF)
  7. MDCG 2021-25 Rev. 1: Application of MDR requirements to „legacy devices“ and to devices placed on the market prior to 26 May 2021 in accordance with Directives 90/385/EEC or 93/42/EEC. Oktober 2024. health.ec.europa.eu (PDF)
  8. Medizinprodukte-Betreiberverordnung (MPBetreibV) vom 14.02.2025, BGBl. 2025 I Nr. 38, § 4 Abs. 3 und 7, §§ 13 und 14, Anlagen 1 und 2. gesetze-im-internet.de

Produktangaben: Produktunterlagen Vi PRP-PRO (D-BIOTECH S.R.L.S., Catania) und Density (Xenoderm Srl), Unterlagen der Andreas Hettich GmbH (Tuttlingen) und der Greiner Bio-One GmbH (Kremsmünster).

Hinweis für Fachanwender: Dieser Beitrag gibt einen Überblick über Kennzeichnung, Dokumentationsvorgaben und Herstellerangaben; er ist keine Rechtsberatung. Er ersetzt weder Gebrauchsanweisung und Kennzeichnung noch die fachliche Prüfung im Einzelfall.

Ausschließlich für medizinisches Fachpersonal.

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